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2019-04-08

不再擔心爆預算!輕鬆預估喜帖數量、婚宴賓客人數與桌數

新人們決定好婚宴日期,開始規劃發喜帖的時候,首先會遇到的問題,就是喜帖統計和賓客人數統計了。究竟喜帖數量該怎麼抓,賓客人數和桌數又該如何估算,才不會發生超出預算或份數不足的問題呢?就讓小編用簡單易懂的方式,一次講解給妳聽!

文字|Murphy 。圖片提供|SJ Wedding 鯊魚婚紗婚攝團隊

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一、賓客出席人數統計
首先是建立想要邀請的賓客名單,可依朋友、同學、同事、親戚……等作為分類。由於現代人聯絡多用網路,建議一開始可使用Google表單統一詢問;是否攜伴或帶小朋友,也可以一併統計。至於某些較年長的親戚長輩,或是遲遲聯絡不到的朋友,再用電話或口頭邀請,如此便可避免重複計算導致的混亂。

 

二、喜帖發送數量統計
一般來說,喜帖都會多準備備用數量,發給臨時新增的賓客,以及當天無法出席但仍會包禮的親友們。建議的張數抓法為賓客出席人數,再加上20%,作為備用份數。
小提醒:
1.若喜帖印製之後想要追加,每間廠商的規範會不太一樣,有些印刷廠需要重新開版,一次的追加數量至少需50張左右,無法少量印刷。因此下訂時一定要抓好足夠的備用數量,以免又要多花錢。
2.喜帖製作期大致需7至10天,收到後還要一一寄出,最好在婚禮前三個月就向廠商下訂,婚禮前一個月統一寄出,才能確保賓客們能準時收到喜帖喔!

 

三、婚宴桌數統計
賓客出席人數和喜帖發送數量都確定之後,就可以預估桌數了。坊間經驗是六張喜帖湊成一桌(也有七張喜帖一桌的算法,結果差異不大,可自行斟酌)。婚宴場地通常會給保證桌數,以及至多可以加到幾桌。建議新人們在宴客前一個月再確認一次出席名單,宴客前一週和婚宴場地確認實際桌數,再看是否需要調整加桌。
小提醒:
1.婚宴場地大多不接受臨時減桌,因此桌數估計保守為佳,通常多準備一至兩桌的預備桌便足夠。
2.週末宴客的出席率通常較高;如果宴客日期是黃曆上的好日子,賓客可能接到不只一個婚宴邀請,導致不一定會出席。如果怕爆桌,建議抓大約八成的出席率,作為最折衷的桌數。

 

現在的婚宴場地,一般皆需提前半年至一年前預定。新人們在預定場地時,可以盡量向場地方確認清楚基本桌數、預備桌桌數、每桌低消、每桌可容納的人數,萬一爆桌如何因應……等問題。只要遵循以上原則,計算過程中確實做好人數統計表及桌次表,相信妳一定可以化繁為簡,順利辦好婚禮!

 

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